Cum identifici riscurile înainte ca ele să afecteze termenele, bugetul sau echipa?

Articol creat in colaborare cu

Identificarea riscurilor înainte ca ele să afecteze proiectul este una dintre cele mai importante abilități în Risk Management. În multe proiecte, riscurile devin vizibile abia atunci când termenul este deja depășit, bugetul este sub presiune sau echipa lucrează în regim de urgență. În acel moment, opțiunile sunt mai puține și deciziile devin mai dificile.

Un risc identificat la timp oferă echipei spațiu pentru analiză și acțiune. Nu toate riscurile pot fi eliminate, dar multe pot fi reduse, monitorizate sau comunicate mai devreme. Pentru un project manager, diferența dintre prevenție și reacție se vede în modul în care urmărește semnalele din proiect.

 

Începe cu obiectivele proiectului

Riscurile trebuie identificate în legătură cu obiectivele proiectului. Dacă nu este clar ce trebuie livrat, până când, cu ce buget și cu ce nivel de calitate, va fi greu să stabilești ce poate pune proiectul în pericol.

Primul pas este să analizezi obiectivele, livrabilele, constrângerile și așteptările stakeholderilor. Riscurile importante sunt cele care pot afecta aceste elemente. Nu orice îngrijorare trebuie tratată ca risc major, dar orice situație care poate influența rezultatul proiectului merită analizată.

Întrebările utile la început sunt:

• ce trebuie să livreze proiectul și ce ar putea împiedica livrarea;

• ce termene sunt critice și de ce depind acestea;

• ce buget este disponibil și ce poate genera costuri suplimentare;

• ce roluri, decizii sau aprobări sunt esențiale pentru progres.

Această analiză conectează riscurile la realitatea proiectului, nu la presupuneri generale.

 

Analizează dependențele dintre activități

Multe riscuri apar din dependențe neobservate. O activitate poate depinde de un furnizor, de o aprobare internă, de disponibilitatea unei persoane-cheie sau de finalizarea unei etape anterioare. Dacă aceste dependențe nu sunt clare, riscurile apar prea târziu.

Un project manager trebuie să verifice ce activități nu pot începe fără alte livrabile sau decizii. De asemenea, trebuie să urmărească punctele în care mai multe echipe depind unele de altele.

Riscurile legate de dependențe pot apărea atunci când:

• o aprobare este necesară înainte de începerea unei activități;

• un furnizor trebuie să livreze o componentă critică;

• aceeași resursă este implicată în mai multe proiecte;

• o întârziere mică poate produce efecte în lanț.

Identificarea acestor dependențe ajută echipa să pregătească alternative sau puncte de verificare mai dese.

 

Ascultă semnalele din echipă

Echipa observă adesea riscurile înainte ca ele să apară în rapoarte. Un membru al echipei poate ști că o activitate este subestimată, că o cerință este neclară sau că un termen nu este realist. Dacă aceste semnale nu sunt discutate, riscurile rămân ascunse.

Întâlnirile de proiect nu ar trebui să fie doar despre ce s-a făcut, ci și despre ce ar putea bloca progresul. Întrebările simple pot scoate la suprafață riscuri importante: ce nu este clar, ce depinde de altcineva, ce poate întârzia, ce decizie lipsește.

Un mediu bun de lucru permite echipei să semnaleze riscurile fără teamă. Risk Managementul funcționează mai bine atunci când oamenii nu sunt criticați pentru că observă probleme posibile, ci sunt încurajați să le aducă în discuție devreme.

 

Verifică schimbările și cererile noi

Schimbările sunt o sursă frecventă de risc. O cerință nouă poate părea minoră, dar poate afecta activități deja planificate, resurse, termene sau buget. De aceea, orice schimbare trebuie analizată înainte de a fi acceptată.

Riscurile apar mai ales atunci când schimbările sunt introduse informal, fără o evaluare clară a impactului. O echipă poate accepta o modificare pentru a ajuta clientul sau managementul, dar apoi descoperă că termenul inițial nu mai poate fi respectat.

Pentru fiecare schimbare, este util să verifici:

• ce activități sunt afectate;

• ce resurse suplimentare sunt necesare;

• ce impact poate apărea asupra termenului sau bugetului;

• ce stakeholderi trebuie informați sau implicați.

Această analiză reduce riscul ca proiectul să se extindă fără control.

 

Folosește Registrul Riscurilor ca instrument activ

Identificarea riscurilor nu se termină după prima ședință de planificare. Pe măsură ce proiectul evoluează, riscurile trebuie înregistrate, actualizate și urmărite. Registrul Riscurilor ajută echipa să păstreze o imagine clară asupra situațiilor care pot afecta proiectul.

Un registru util nu trebuie să fie complicat. Trebuie să arate ce risc există, ce impact poate avea, cine îl urmărește și ce acțiuni au fost stabilite. Dacă este actualizat constant, devine un instrument de lucru pentru project manager, nu doar un document formal.

Un training de Risk Management poate ajuta participanții să învețe cum se construiește și cum se folosește practic acest instrument. Prin programele EDU EUPC by Flexability Management, profesioniștii pot dezvolta competențe aplicate în Project Management și Risk Management, într-un cadru în care Flexability Management este Authorized Training Provider PMI și lucrează cu traineri autorizați PMI USA.

 

Observă riscurile înainte să devină urgente

Identificarea riscurilor cere atenție constantă. Nu este suficient să te uiți la planul inițial. Trebuie să urmărești schimbările, semnalele din echipă, dependențele, deciziile amânate și presiunile asupra termenelor sau bugetului.

Când riscurile sunt observate devreme, echipa poate decide mai bine. Poate ajusta planul, poate comunica din timp, poate pregăti alternative și poate reduce efectele asupra proiectului.

Pentru cei care vor să aprofundeze modul în care riscurile pot fi identificate și gestionate în proiecte reale, informațiile despre programe sunt disponibile pe EDU EUPC, iar pagina de LinkedIn EDU EUPC poate fi urmărită pentru actualizări despre cursuri și sesiuni.